“六頁備忘錄”是2004年杰夫·貝索斯在亞馬遜倡導(dǎo)的內(nèi)部溝通工具，今天被認(rèn)為是催生亞馬遜最偉大創(chuàng)新的源泉之一。“備忘錄”機制是敘事性的，一起來看看。

01

每個創(chuàng)新背后都有一個敘事過程

“善意無效，機制有效。”這是杰夫·貝佐斯的口頭禪之一，現(xiàn)在已經(jīng)成為亞馬遜經(jīng)典的話語之一。

這句話是貝佐斯在2008年2月全體員工會議上發(fā)言內(nèi)容的簡化版。“通常，當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)一個反復(fù)出現(xiàn)的問題時，我們會召集團隊，要求他們努力嘗試，做得更好，本質(zhì)上，我們要求的是善意。但這很少奏效?！必愖羲拐f，“當(dāng)你要求善意時，你并沒有要求改變，因為實際上人們已經(jīng)具備了善意。但是，如果善意不起作用，什么能起作用呢？機制會起作用?！?/p>

機制是可重復(fù)的流程，是一種能夠讓行動和決策與亞馬遜領(lǐng)導(dǎo)原則保持一致的工具。一項機制被引入、采納和“審計”，以確保它按設(shè)計方式工作，發(fā)揮其應(yīng)有的作用?！皟蓚€比薩團隊”和“單線程領(lǐng)導(dǎo)者”這些我們之前討論的話題都屬于機制的例子。

另一個由亞馬遜建立的機制是“源于挫折”，今天被認(rèn)為是催生亞馬遜最偉大創(chuàng)新的源泉之一。這種機制是敘事性的。

簡單來說，敘事就是一份能夠使思維變得清晰的書面文件。敘事有不同的形式。貝佐斯在亞馬遜推行的兩種主要敘事形式之一：6頁備忘錄。任何人都可以用它們來提高溝通質(zhì)量。

撰寫敘事文字的過程讓你能夠提煉、澄清和清晰表達你的想法。最重要的是，任何人都可以做到。

布里亞回憶說，亞馬遜第一次嘗試撰寫敘事文字的結(jié)果“糟糕得可笑”。那些認(rèn)為自己無法在4頁紙上解釋他們想法的高管無視這一準(zhǔn)則，提交了40頁的散文。當(dāng)他們被告知要遵守篇幅限制時，他們找到了各種繞過規(guī)則的聰明辦法，比如單倍行距、縮小邊距和縮小字號。這很聰明，但并沒有奏效。貝佐斯很快就發(fā)現(xiàn)了這個問題。

貝佐斯及其高層團隊最終決定，備忘錄最長不超過6頁。支持性細(xì)節(jié)可以作為附件添加在備忘錄中，但備忘錄本身不能超過6頁。這個規(guī)定的關(guān)鍵點在于：一份敘事性結(jié)構(gòu)的備忘錄應(yīng)該足夠長，足以表達思想，而不是簡單的一句話。如果2頁紙足以講明白一個想法，那就用2頁。

一份2頁或6頁的備忘錄具有相同的目的：迫使提議者理清他們的想法。撰寫帶有標(biāo)題、副標(biāo)題、句子、動詞、名詞和段落的敘事備忘錄比用項目符號去填充幻燈片更難。敘事方式要求“寫作者比制作幻燈片時更深入地思考和綜合考量”。布里亞說：“寫在紙上的想法會經(jīng)過更好的思考和打磨，特別是在整個團隊都看過并提供反饋之后。將所有相關(guān)事實和重要論點整理成一個連貫易懂的文檔是一項艱巨的任務(wù)，但事情本該如此?！?/p>

要寫出能打動貝佐斯的敘事文檔，沒有正式的模板，但確實有一些行之有效的寫作策略，可以幫助你創(chuàng)造一個令人印象深刻的敘事。

你可以采用并酌情調(diào)整以下寫作策略。別忘了，自2004年以來，亞馬遜的每一項重大創(chuàng)新背后都有一個敘事過程，這些成功的創(chuàng)新推動了亞馬遜的發(fā)展，并讓貝佐斯成為全球最富有的人之一。這些策略對他有用，對你也有用。

02

撰寫優(yōu)秀文字備忘錄的5個策略

1.關(guān)注點是敘事，而不是“6頁”紙。

使用亞馬遜的6頁備忘錄策略并從中獲益的關(guān)鍵是將注意力放在恰當(dāng)?shù)牡胤健獢⑹?。貝佐斯說，敘事性結(jié)構(gòu)的備忘錄需要包括“主題句、動詞和名詞，而不僅僅是項目符號”。

6頁備忘錄是一種適用于亞馬遜高層決策會議需求的特殊格式，在亞馬遜，沒有規(guī)定備忘錄必須是6頁。任何書面溝通，無論是電子郵件還是內(nèi)部備忘錄，都應(yīng)盡可能簡潔明了。在許多情況下，一頁的備忘錄就足夠了。

寶潔公司的一個例子

你可能不熟悉理查德·德普雷這個名字，但你一定熟悉他發(fā)明的電視劇類型：肥皂劇。

作為20世紀(jì)30年代寶潔公司的CEO，德普雷無視大蕭條期間削減市場費用的呼聲。他加倍投資于一種新媒體——無線電廣播節(jié)目。電燈泡被發(fā)明之后，寶潔的蠟燭銷售量開始下降，于是公司開始專注于提高另一種熱門產(chǎn)品——肥皂的銷量。德普雷投資于在白天播放的電視連續(xù)劇，為數(shù)百萬失業(yè)的美國人提供了逃避現(xiàn)實的娛樂形式，寶潔利用這個平臺推動了象牙肥皂的銷售，“肥皂劇”由此誕生。

德普雷還將“一頁備忘錄”引入了寶潔的領(lǐng)導(dǎo)團隊。根據(jù)管理專家湯姆·彼得斯的說法，“德普雷非常不喜歡超過一頁的備忘錄。他經(jīng)常會將長篇大論的備忘錄退回去，并附帶一項要求：‘把它濃縮成我能理解的東西?！绻环輦渫浝锇瑥?fù)雜的問題，他有時會補充說：‘我不能理解復(fù)雜的問題。我只能理解簡單的問題。’當(dāng)有一位采訪者詢問他為何如此時，他解釋說，‘我的工作之一就是訓(xùn)練人們將一個復(fù)雜的問題分解成一系列簡單的問題，然后我們都可以明智地行事’。”

事實證明，簡化有改變一切的力量。那么，寶潔是如何訓(xùn)練員工來達到老板嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)的？

在寶潔，撰寫一份一頁備忘錄的過程包括5個要素。表1

▲表 1寶潔一頁備忘錄包含的要素

對易于遵循的寶潔備忘錄格式的每個要素進行了解釋。

一頁備忘錄在寶潔文化中根深蒂固，至今仍然被作為電子郵件、備忘錄、銷售和營銷宣傳的藍圖，甚至是公司電視廣告的模板。

2.使用標(biāo)題和副標(biāo)題。回到愛德華·塔夫特的文章，他提出：“幾個世紀(jì)以來，科學(xué)家、工程師和其他所有人，都是在沒有分級符號的情況下完成關(guān)于復(fù)雜事項的溝通的?！?/p>

塔夫特提醒我們，著名的物理學(xué)家理查德·費曼寫了一本600頁的書，涵蓋了熱力學(xué)和量子行為等復(fù)雜主題，他只用了兩級標(biāo)題：標(biāo)題和副標(biāo)題。

“理查德·費曼是一位了不起的科學(xué)家，但更重要的是，他是一位了不起的老師，”比爾·蓋茨說，“他可以用有趣的方式向任何人解釋事物。他是唯一一位真正成功地用簡單的概念解釋量子物理學(xué)的人。用非常簡單的概念來解釋一些對大多數(shù)人來說有點兒神秘的事情，是典型的費曼風(fēng)格。”

▲費曼先生

在1986年擔(dān)任調(diào)查“挑戰(zhàn)者”號航天飛機爆炸事故委員會成員時，費曼對項目符號存在的問題有了親身體驗。費曼寫道：“然后我們了解了‘項目符號’，那些本該起到總結(jié)作用的短語前面的黑色小圓點。這些該死的小圓點一個接一個地出現(xiàn)在我們的簡報和幻燈片上?！?/p>

費曼曾經(jīng)做過一次如今已經(jīng)變得很著名的演示，展示了1986年“挑戰(zhàn)者”號航天飛機爆炸事故的原因。他不需要幻燈片或項目符號來進行有力的論述，一杯冰水就讓PPT黯然失色。

在“O形密封圈冰水演示”中，這位諾貝爾物理學(xué)獎獲得者證明了他的理論，即發(fā)射當(dāng)晚的低溫降低了固體火箭助推器中橡膠O形密封圈的彈性，導(dǎo)致航天飛機在起飛73秒后爆炸。

在一場媒體云集的聽證會上，費曼帶來了橡膠O形密封圈的樣品并將其放入一杯冰水中。橡膠變得僵硬，證明了在低溫情況下它無法起到應(yīng)有的密封作用，就像發(fā)射當(dāng)日那個寒冷的早上，O形密封圈無法很好地發(fā)揮密封作用一樣。

費曼坦言，在做證的前一晚上，他還很不情愿去進行這個演示。他想：“不，那太笨拙了?！钡S后費曼想起他所欽佩的物理學(xué)家，他們有“勇氣和幽默感”。當(dāng)其他演講者試圖讓事情復(fù)雜化時，他所欽佩的這些人卻用簡單明了的方式傳遞信息。受邀發(fā)表關(guān)于“挑戰(zhàn)者”號災(zāi)難原因解釋的其他演講者帶來了有圖表、幻燈片和項目符號的簡報。但費曼簡單的演示“震驚了整個委員會”，事后報紙頭條這樣報道。

費曼是一位天才，一位與愛因斯坦、伽利略和牛頓齊名的科學(xué)家。費曼因?qū)?fù)雜的話題翻譯成通俗易懂的語言而被譽為“偉大的解釋者”。費曼推廣了一種學(xué)習(xí)新事物的技巧：用你自己的話把概念寫在紙上，你會用這些話向別人解釋這個話題。用包含名詞和動詞的完整的句子，而不是用項目符號，寫出解釋。費曼說過：“你可以通過它的美麗和簡單來認(rèn)識真理。”

3.不要急于求成。你可能還記得第6章關(guān)于類比的內(nèi)容，貝佐斯曾將寫作比作學(xué)習(xí)徒手倒立。它看起來很容易，但需要幾周甚至幾個月的練習(xí)才能掌握。這個技巧同樣適用于敘事性結(jié)構(gòu)的備忘錄，好的敘事寫作需要時間。不要期望一夜之間就能成為專家，（如果可能）要給自己足夠的時間來完善你所寫的東西。

你不能在敘事上急于求成，因為清晰的寫作反映了清晰的思維。敘事性寫作者常犯的最大的錯誤是沒有在實際的寫作過程上花足夠的時間。根據(jù)貝佐斯的說法，如果你花時間把它做得很好，你的想法將會是經(jīng)過深思熟慮的和杰出的，并且具有“天使歌唱般的清晰度”。沒有比這更高的贊美了。

4.通過協(xié)作實現(xiàn)溝通。亞馬遜的傳統(tǒng)是提交沒有署名的6頁備忘錄。這傳遞了一個信號：優(yōu)良的寫作是整個團隊努力的成果，而不應(yīng)該由一個人獨自完成。

貝佐斯在他2017年致股東的信中寫道，一份優(yōu)秀的備忘錄和一份普通的備忘錄之間的差別就在于是不是“模糊不清”的?！皩懸环輧?yōu)秀備忘錄的具體要求很難被逐條羅列。然而，我發(fā)現(xiàn)很多時候，讀者對優(yōu)秀備忘錄的反應(yīng)卻非常相似。他們一看到就知道說的是什么。標(biāo)準(zhǔn)是真實存在的，即使它不易被描述出來。”

盡管優(yōu)秀寫作的標(biāo)準(zhǔn)難以描述，但貝佐斯表示，團隊合作無疑會提高文件的質(zhì)量。你需要成為一個非常熟練的作家才能寫出世界一流的備忘錄嗎？“在我看來，沒那么重要?！必愖羲拐f。只要你們團隊合作，他補充道?！伴蠙烨蚪叹毑恍枰獣肚?，電影導(dǎo)演也不需要會演戲。但是他們都需要能夠識別什么才符合高標(biāo)準(zhǔn)，并提出切合實際的期望。即使在寫6頁備忘錄的例子中，起作用的也是團隊合作。團隊中需要有人具備這項技能，但不一定非得是你?！边@句話的另一層含義是，如果團隊中最好的寫作者是你，那么你會成為每個團隊都搶著要的人。

“寫一份優(yōu)秀的、有理有據(jù)的6頁備忘錄是一項艱苦的工作?！辈祭隆げㄌ卣f。他在亞馬遜工作了13年，是為數(shù)不多的“卓越工程師”之一，他在亞馬遜的工作是加快Prime Now這樣的重要項目的開發(fā)，Prime Now是亞馬遜的快遞服務(wù)，可以在顧客下單一個小時內(nèi)將產(chǎn)品送到顧客的家門口。

波特說：“精準(zhǔn)度至關(guān)重要。將一項復(fù)雜的業(yè)務(wù)用6頁紙概括出來可能很難，因此團隊需要花費數(shù)小時準(zhǔn)備這份文件以供評審。這種準(zhǔn)備工作有兩個作用，首先，它要求撰寫文檔的團隊真正深入地了解自己的領(lǐng)域，搜集數(shù)據(jù)，理解其運作原則，并能夠清晰地表達出來。其次，一份優(yōu)秀的文檔能夠讓我們的高管在閱讀后的半小時內(nèi)把一個他們可能不熟悉的全新領(lǐng)域內(nèi)化為自己所理解的東西?！?/strong>

5.開會前先默讀備忘錄。在亞馬遜，每個人在進入會議時都會收到一份打印好的文件，而且不會提前得到文件。他們隨后開始安靜地閱讀文件。如果與會者是遠程參會的，他們可以在計算機上閱讀文件，但最好是在同一個房間里一起閱讀。貝佐斯將默讀時間稱為“自修課堂”。

微軟也借鑒了亞馬遜的敘事理念。在微軟的會議中，會議文件將被上傳到SharePoint這樣的協(xié)作平臺上，讀者可以實時發(fā)表評論。這種方法使每個人都能看到其他人的評論。當(dāng)有人支持某個觀點時，他們會寫“+1”，意思是“我同意”。稍后，你將了解亞馬遜的敘事理念為什么以及如何進入微軟。

無論是打印的還是在線的，那些沒有參與起草備忘錄的人都不應(yīng)該被允許提前閱讀會議文件。

多年來，亞馬遜的新員工常常會驚訝于會議前20分鐘的“詭異的沉默”。在寒暄問候之后，每個人都會安靜地閱讀準(zhǔn)備好的備忘錄。以每分鐘3頁的平均閱讀速度計算，所有人閱讀完一份6頁備忘錄需要18~20分鐘。因此，假設(shè)會議持續(xù)一個小時，余下的40分鐘可以用來討論。

亞馬遜的員工會根據(jù)會議類型來調(diào)整備忘錄的長度和討論時間。比如，你參加一個30分鐘的會議。寒暄幾分鐘后，你就會坐下來默默地讀完一份兩頁長的備忘錄。再過6分鐘左右，每個人都會從閱讀中抬起頭來，留下20分鐘討論想法、挑戰(zhàn)論點、質(zhì)疑策略、提供反饋、提出問題，并確定下一步的行動。

值得一提的是，如果你和貝佐斯參加了同一個會議，很有可能他是最后一個讀完會議文件的人。貝佐斯有一種神奇的能力，能夠發(fā)現(xiàn)其他人都沒有察覺的洞見?！八阮A(yù)設(shè)每個句子都是錯的，除非他能夠證明它是正確的，”布里亞說，“他質(zhì)疑的是句子內(nèi)容，而不是寫作者的動機?！?/p>

對亞馬遜的員工來說，經(jīng)歷這種敘事式體驗是很有壓力的。曾在亞馬遜工作過5年的程序員杰西·弗里曼表示，準(zhǔn)備文字備忘錄是他工作中最具挑戰(zhàn)性和最令人緊張的部分?！案杏X就像在撰寫碩士論文?！彼貞浀?。然而，即使離開公司后，弗里曼也繼續(xù)使用這種方法。撰寫文字備忘錄是“你能夠組織思想并與他人分享的最有效的方法之一”。

杰克?韋爾奇說：“你可以拒絕學(xué)習(xí)，但你的競爭對手不會！”

11月6-8日我們將在深圳舉辦一場企業(yè)管理的思想盛宴，誠邀您一起參與、見證、共同成長！

歡迎掃碼報名