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本文作者：竺蘭

本文編輯：竺蘭

大家好，這里是秋葉編輯部~

你有沒有經歷過這樣的「社死」瞬間？

供應商的合同昨天到期，你今天才想起來；

項目的關鍵節(jié)點是上周五，結果忙忘了；

庫房的一批物料還有 3 天過期，卻靜靜躺在表格里沒人發(fā)現(xiàn)……

很多時候，不是我們不負責，而是事情太多，記性不夠用。

我們習慣把所有日期都記在 Excel 里，但它有個最大的毛?。禾察o了。

它不會說話，也不會主動跳出來提醒你。

除非你每天打開表格，一行行去檢查日期，否則很容易錯過重要節(jié)點。

今天，我就教大家用 AI 改造你的 Excel，讓它主動跳出彈窗提醒。不懂代碼沒關系，只要你會復制粘貼，1 分鐘就能搞定！

當然，AI 能做的遠不止這些。

在真正的職場實戰(zhàn)中，還能用飛書多維表格實現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化、豆包寫文案/分析數(shù)據(jù)、即夢做海報、扣子智能體自動完成工作。

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傳統(tǒng)的 Excel 提醒

為什么總是「沒用」？

在 AI 普及之前，我們?yōu)榱藢崿F(xiàn)「到期提醒」，通常會用這三招，但都有明顯的短板：

?條件格式（變色提醒）

這是最常用的方法。

比如設置一個規(guī)則：如果日期小于今天+7 天，單元格變紅。

選中表格區(qū)域 A2:F12（表頭不選），點擊【開始】選項卡-【條件格式】-【新建規(guī)則】-【使用公式確定要設置格式的單元格】，輸入以下公式并設置填充格式（紅色背景，白色字體）：

=$F2

注：F 列是日期到期列。

效果如下圖：

這是視覺提醒。

如果你的表格有幾百行，你得滑到那一行才能看到紅色。

如果你壓根沒打開表格，或者打開了沒往下翻，那這紅色就是「媚眼拋給瞎子看」。

?函數(shù)公式（文字提醒）

計算剩余天數(shù)，在備注欄顯示「已過期、即將到期」。

和上面一樣，屬于被動提醒。

它需要你主動去閱讀數(shù)據(jù)。

忙起來的時候，誰有空天天盯著備注欄看？

?VBA 宏代碼（彈窗提醒）

這是最理想的效果，文件一打開，直接彈出一個對話框告訴你：這幾個項目要到期了！

想象很美好，現(xiàn)實很殘酷，想實現(xiàn)的話需要會寫 VBA 代碼，對絕大多數(shù)職場人來說，門檻都太高了。

但是，時代變了。

現(xiàn)在，我們不需要自己學編程，有了 AI，只需要把需求告訴它，讓它來寫就行。

AI+Excel，

零代碼實現(xiàn)自動彈窗

我們要實現(xiàn)的效果是：打開 Excel 文件-系統(tǒng)自動掃描日期-彈出對話框，列出所有已到期/即將到期的項目。

哪怕你對代碼一竅不通，跟著下面這 3 步走，也能輕松搞定。

?給 AI 下指令

打開你常用的 AI 工具（豆包、DeepSeek、ChatGPT 等都可以），把下面這段提示詞發(fā)送給它。

我是一個 Excel 小白，我有一個工作表，Sheet1 的 B 列是‘合同名稱’，F(xiàn) 列是‘到期日期’（從第2行開始）。

請幫我寫一段 VBA 代碼，實現(xiàn)以下功能：

自動運行：當這個 Excel 文件被打開時，自動觸發(fā)代碼。

邏輯判斷：檢查 F 列的所有日期。如果日期距離今天小于等于 7 天（或者已經小于今天），就把它識別為‘急需處理’。

彈窗提醒：如果發(fā)現(xiàn)了急需處理的項目，就彈出一個對話框，列出這些項目的名稱和具體到期時間。如果沒有快到期的，就什么都不用做。

請直接給我代碼，并用通俗的語言告訴我，應該把這段代碼粘貼在 Excel 的哪個位置才能生效。

稍等片刻，AI 就會給出 VBA 代碼以及使用方法：

?使用代碼

在 Excel 中，按下快捷鍵【Alt+F11】，打開 VBA 編輯器。

在左邊的項目欄里，找到你的工作簿名稱，比如VBAProject（你的文件名）.xlsx。

然后雙擊下面的 ThisWorkbook 模塊。

將 AI 生成的代碼粘貼到右側的代碼窗口中。

?保存并啟用宏

粘貼完代碼后，關閉 VBA 窗口，回到表格界面。

按【F12】或點擊【文件】-【另存為】。

文件類型必須選擇Excel 啟用宏的工作簿 (*.xlsm)。

現(xiàn)在，見證奇跡的時刻到了！

關閉所有文件，重新打開你剛才保存的 .xlsm 文件。

只要你的表格里有快到期的日期，Excel 打開的一瞬間，就會跳出一個彈窗：

不管你當時在想什么，這個彈窗都會強力打斷你，逼著你看到這些重要信息。這就是我們要的【強提醒】 ！

注意：第一次打開文件時，Excel 可能會在頂部顯示一個黃色的安全警告條：宏已被禁用。

解決方法是點擊旁邊的【 啟用 】按鈕。這是 Excel 的安全機制，允許一次就行。

你看，以前需要懂 VBA 代碼才能搞定的工作，現(xiàn)在幾乎人人都能用 AI 幾分鐘做出來。

甚至你的腦洞可以開得更大一點：

想提前 30 天提醒？告訴 AI：把剛才代碼里的提前 7 天改成提前 30 天。

想把過期項目標紅？告訴 AI：除了彈窗，順便幫我把過期單元格的背景色改成紅色。

AI 不是要取代 Excel，而是讓 Excel 更好用。作為職場人，我們不需要精通所有技術原理，只需要學會如何向 AI 提要求。

如果你想系統(tǒng)掌握這項技能，玩轉 AI，那我強烈建議你加入《秋葉 AI 智能辦公 3 天實戰(zhàn)營》。

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