在教育界，有一個(gè)被譽(yù)為“奧斯卡”的獎(jiǎng)項(xiàng)——Bett Awards。

2026年1月，來(lái)自中國(guó)“AI+教育”的企業(yè)——山東艾克瑞特，憑借智能教學(xué)機(jī)器人，斬獲了AI教學(xué)硬件類大獎(jiǎng)，成為該領(lǐng)域國(guó)內(nèi)乃至亞洲唯一獲獎(jiǎng)?wù)摺?/p>

在許多人眼中，艾克瑞特?zé)o疑是成功的，這是一家站在未來(lái)的公司。它面向3至16歲的孩子，教授如何用傳感器、編程與算法改變世界，把天馬行空的創(chuàng)意轉(zhuǎn)化為行動(dòng)。

然而，褪去聚光燈，卻很少有人知道，這家走過(guò)19年歷程的科技教育企業(yè)，也曾遇到一個(gè)現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)：

一家教孩子用AI創(chuàng)新的公司，自己卻一度被管理難題所困住。

01

當(dāng)管理跟不上增長(zhǎng)，一切都將失控

艾克瑞特的業(yè)務(wù)不少，遠(yuǎn)比看起來(lái)復(fù)雜得多。

它不是傳統(tǒng)意義上的教培機(jī)構(gòu)。從智能教學(xué)機(jī)器人的自主研發(fā)，到外協(xié)生產(chǎn)；從課程體系設(shè)計(jì)，到全國(guó)線下校區(qū)運(yùn)營(yíng)；再到覆蓋海內(nèi)外的合作伙伴網(wǎng)絡(luò)，每一環(huán)都緊密咬合，卻又高度異構(gòu)。

業(yè)務(wù)鏈條拉得很長(zhǎng)，在規(guī)模尚小時(shí)，還能靠人力勉強(qiáng)消化。但當(dāng)業(yè)務(wù)版圖擴(kuò)展至全球30多個(gè)國(guó)家、國(guó)內(nèi)30多個(gè)校區(qū)后，復(fù)雜的的管理瓶頸開始集中爆發(fā)。

不同系統(tǒng)各自運(yùn)行，數(shù)據(jù)無(wú)法打通 ； 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)依賴人工整理，滯后且不穩(wěn)定 ； 業(yè)務(wù)發(fā)生與財(cái)務(wù)核算脫節(jié)，管理層無(wú)法實(shí)時(shí)掌握真實(shí)經(jīng)營(yíng)情況 ； 薪資、費(fèi)用、庫(kù)存等核心數(shù)據(jù)， 需反復(fù)交叉核對(duì)，效率低下、風(fēng)險(xiǎn)極高。

“那時(shí)，我們有學(xué)生管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，還有數(shù)不清的Excel表格”，艾克瑞特聯(lián)合創(chuàng)始人魏小烽坦言，“在這樣的狀態(tài)下，沖突幾乎無(wú)處不在?！?/p>

比如，每月發(fā)薪日成了出納和財(cái)務(wù)最煎熬的時(shí)刻。由于校區(qū)眾多、崗位結(jié)構(gòu)復(fù)雜，教師薪酬由多個(gè)維度構(gòu)成。財(cái)務(wù)人員不得不從各個(gè)系統(tǒng)中導(dǎo)出30多張表格，逐一手動(dòng)比對(duì)、計(jì)算。僅憑證一項(xiàng)，每月就超過(guò)3000張，全靠人工一張張錄入。

總部想了解各校區(qū)的實(shí)時(shí)經(jīng)營(yíng)情況？幾乎不可能。數(shù)據(jù)需層層匯總、上報(bào)、審計(jì)，等最終報(bào)表遞到?jīng)Q策層手中時(shí)，往往已是下月。

《首席信息官》發(fā)現(xiàn)，這其實(shí)是中國(guó)成長(zhǎng)型企業(yè)的典型困境： 企業(yè)的增長(zhǎng)速度，已嚴(yán)重超過(guò)了 管理系統(tǒng)的承載能力。 企業(yè)雖能勉強(qiáng)運(yùn)轉(zhuǎn)，但代價(jià)沉重，換來(lái)的是決策越來(lái)越依賴經(jīng)驗(yàn)直覺(jué)，管理越來(lái)越依賴“人盯人”，運(yùn)營(yíng)效率變得不可控 。

“我們教孩子用技術(shù)去創(chuàng)新，但如果連自己的管理都跟不上時(shí)代，又怎能真正教好孩子？”魏小烽反問(wèn)。

于是，在發(fā)展開始失真之前，2022年艾克瑞特啟動(dòng)了數(shù)智化轉(zhuǎn)型。

02

比上云更重要的，是先重建認(rèn)知

數(shù)智化轉(zhuǎn)型，對(duì)于一家非互聯(lián)網(wǎng)原生的教育企業(yè)來(lái)說(shuō)，并不拿手。但如果不重建系統(tǒng)，企業(yè)遲早會(huì)被日益膨脹的復(fù)雜度壓垮。而現(xiàn)實(shí)是，教育科技行業(yè)沒(méi)有現(xiàn)成的轉(zhuǎn)型路徑，也缺乏可直接復(fù)制的成功經(jīng)驗(yàn)。

于是，在魏小烽帶領(lǐng)下，管理團(tuán)隊(duì)開啟密集研討與探索。在實(shí)踐中，他們逐步達(dá)成一個(gè)共識(shí)： 數(shù)智化從來(lái)不只是上云，而是重建一套企業(yè)運(yùn)行邏輯。 而這套邏輯，最終被他們拆解為三件事。

第一，工具，決定效率的上限

用Excel，還是用系統(tǒng)？是騎自行車，還是開火箭？在他們看來(lái)，這不是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，而是效率級(jí)別的問(wèn)題 。 當(dāng)業(yè)務(wù)復(fù)雜到一定程度，工具不升級(jí)，效率就會(huì)被徹底鎖死。

第二，流程，必須被重寫

很多企業(yè)做數(shù)智化，只是把原有流程搬上云。但艾克瑞特發(fā)現(xiàn)， 如果流程本身不合理，系統(tǒng)只會(huì)把低效放大。 因此， 他們開始從頭梳理業(yè)務(wù)流程， 對(duì)采購(gòu)、庫(kù)存、銷售、財(cái)務(wù)等每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行重新定義與優(yōu)化。

第三，人才，是最難改變的變量

對(duì)成長(zhǎng)型企業(yè)而言，數(shù)智化的真正挑戰(zhàn)在組織。 習(xí)慣用Excel的人，要改用系統(tǒng)，習(xí)慣憑經(jīng)驗(yàn)判斷的人，要學(xué)會(huì)看數(shù)據(jù)。 這過(guò)程中， 最難的不是上云，而是讓所有人接受一種全新的工作方式。

當(dāng)這些想明白了，一個(gè)新的問(wèn)題隨之浮現(xiàn)：用什么系統(tǒng)來(lái)承載這一切？

對(duì)一家成長(zhǎng)型民營(yíng)企業(yè)而言，試錯(cuò)成本極高。選錯(cuò)一次，往往意味著推倒重來(lái)。因此，艾克瑞特的選型標(biāo)準(zhǔn)極為務(wù)實(shí)：平臺(tái)是否穩(wěn)定，能否長(zhǎng)期支撐業(yè)務(wù)；是否具備成熟的管理模型，而不是空架子；能否覆蓋多業(yè)務(wù)場(chǎng)景，實(shí)現(xiàn)全局協(xié)同。

最終，他們選擇了用友YonSuite。

“ 這次選擇的本質(zhì)，不是簡(jiǎn)單地購(gòu)買一套軟件，而是想通過(guò)YonSuite找到一條已被驗(yàn)證的企業(yè)成長(zhǎng)路徑，更獲得一種可隨業(yè)務(wù)持續(xù)進(jìn)化的能力。 ”魏小烽說(shuō)。

03

當(dāng)系統(tǒng)接管流程，企業(yè)才真正跑起來(lái)

2023年，YonSuite正式上線。從財(cái)務(wù)、費(fèi)控、供應(yīng)鏈，到人力、合同管理，系統(tǒng)逐步打通。原本分散的業(yè)務(wù)，被納入到統(tǒng)一的運(yùn)行框架中。 而艾克瑞特也并未推翻已有的專業(yè)系統(tǒng)，如學(xué)生管理系統(tǒng)，而是通過(guò)API接口，將YonSuite作為底座，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的自動(dòng)流轉(zhuǎn)。

從此刻起，真正的變化開始發(fā)生。

首先，財(cái)務(wù)部門迎來(lái)了最直觀的蛻變， 從7人精簡(jiǎn)至3人，月結(jié)周期由4–5天縮短至2–3天，報(bào)表出具時(shí)間大幅提前。更重要的是，業(yè)財(cái)一體化真正落地。系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證、一鍵核算薪酬，并通過(guò)銀企直連自動(dòng)打款。

而財(cái)務(wù)的角色也隨之升級(jí)，從繁瑣的執(zhí)行者，轉(zhuǎn)變?yōu)閷徍?、分析與決策支持的價(jià)值創(chuàng)造者。

其次，人力資源管理變革同樣驚人。 原來(lái)，新員工入職依賴紙質(zhì)合同，日常問(wèn)題大量占用HR精力。如今，入職流程10分鐘內(nèi)即可完成，員工通過(guò)自助平臺(tái)隨時(shí)查詢政策、提交申請(qǐng)。整個(gè)組織運(yùn)行邏輯開始從人工驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)向系統(tǒng)驅(qū)動(dòng)。

對(duì)普通員工而言，體驗(yàn)提升更為直接。請(qǐng)假、考勤、開具證明等事務(wù)全部線上化，流程透明、操作便捷。數(shù)智化不再是管理層的專屬工具，而成為每位員工的基礎(chǔ)能力。

第三，在制造端，協(xié)同效率也顯著增強(qiáng)。 前面提到，艾克瑞特兼具自主研發(fā)與外協(xié)生產(chǎn)，其智能硬件的BOM結(jié)構(gòu)極為復(fù)雜。借助YonSuite的供應(yīng)鏈模塊，每一個(gè)批次、每一款型號(hào)的硬件都實(shí)現(xiàn)了全流程可追溯，大幅提升質(zhì)量管控與交付可靠性。

到這個(gè)階段，艾克瑞特已完成了一次關(guān)鍵性躍遷， 企業(yè)從無(wú)序運(yùn)行進(jìn)入有序運(yùn)行， 員工從低效辦公走向高效協(xié)作， 管理也從經(jīng)驗(yàn)依賴轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)。

04

真正的分水嶺， 是進(jìn)入“智能駕駛”時(shí)代

如果說(shuō)前兩年的工作是在建地基，那么，當(dāng)流程被系統(tǒng)接管之后，艾克瑞特選擇再進(jìn)一步， 基于YonSuite企業(yè)AI的強(qiáng)大能力，讓“智能駕駛”正式落地。

比如，前面提到的智能月結(jié)代替人工月結(jié)，就像為財(cái)務(wù)裝上了“自動(dòng)巡航”，可自動(dòng)完成數(shù)據(jù)校驗(yàn)、匹配與異常識(shí)別，財(cái)務(wù)人員不再疲于搬運(yùn)數(shù)據(jù)。

人力場(chǎng)景中，艾克瑞特的規(guī)章制度、考勤政策投喂給YonSuite的數(shù)智員工。現(xiàn)在，員工只需打開友空間APP，直接向AI提問(wèn)：我還有幾天年假？怎么開在職證明？AI就能處理約40%的日常咨詢。甚至只需對(duì)著手機(jī)說(shuō)一句：我明天上午請(qǐng)假，幫我提交申請(qǐng)。系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)觸發(fā)審批流，全程無(wú)需人工干預(yù)，效率提升8倍。

決策場(chǎng)景中，變化更為深刻。過(guò)去，魏小烽想看經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，得等財(cái)務(wù)整理報(bào)表。如今，她只需在手機(jī)端語(yǔ)音詢問(wèn)AI助手：上個(gè)月濟(jì)南校區(qū)的人均凈利潤(rùn)是多少？研發(fā)成本環(huán)比變化了多少？AI不僅能即時(shí)調(diào)取數(shù)據(jù)，還能基于大模型進(jìn)行財(cái)智分析、歸因問(wèn)題。

她感慨道：“以前分析靠經(jīng)驗(yàn)，如果財(cái)務(wù)不夠敏銳，數(shù)據(jù)里的異常根本發(fā)現(xiàn)不了?，F(xiàn)在AI比人更敏銳。它會(huì)主動(dòng)提醒某項(xiàng)支出已超預(yù)算，或某校區(qū)收入下滑是因?yàn)檎n消周期拉長(zhǎng)?！?/p>

最幸運(yùn)的是， 當(dāng)瑣事被系統(tǒng)和AI接管后，員工并不懈怠，而且思維發(fā)生了躍遷。財(cái)務(wù)不再只盯著報(bào)銷單，開始關(guān)注業(yè)務(wù)增長(zhǎng)；HR不再只忙著填表，開始研究人才成長(zhǎng)。

05

與YonSuite共進(jìn)化

從2022年啟動(dòng)轉(zhuǎn)型，到2026年實(shí)現(xiàn)AI場(chǎng)景的深度落地，艾克瑞特嘗到了上云的甜頭。

現(xiàn)在，他們已將目光投向更遠(yuǎn)的未來(lái)。 從管理更高效，走向增長(zhǎng)更確定。 如何打通B端與C端業(yè)務(wù)，構(gòu)建輕量化生態(tài)、實(shí)現(xiàn)敏捷交付；如何以AI驅(qū)動(dòng)可持續(xù)的業(yè)務(wù)增長(zhǎng)；如何進(jìn)一步挖掘YonSuite在制造端的潛力，探索用AI優(yōu)化外協(xié)工廠的工藝流程。

“我們教孩子基于真實(shí)場(chǎng)景做創(chuàng)新，而用友也是基于不同行業(yè)場(chǎng)景持續(xù)打磨產(chǎn)品。這兩者是同頻共振的”，魏小烽感慨道，“我們很慶幸，能搭上用友這艘大船，一起乘風(fēng)破浪。”

06

最好的教育，是讓自己先變成未來(lái)的樣子

回看艾克瑞特的轉(zhuǎn)型之路，可以看到一條清晰的進(jìn)化線：從混亂到有序， 從有序到自動(dòng)， 從自動(dòng)到增長(zhǎng)。

這條路徑背后，正是數(shù)智化轉(zhuǎn)型的終極意義。它賦予企業(yè)真正對(duì)抗不確定性的能力，讓組織在變化中保持韌性、在復(fù)雜中把握方向。

而對(duì)于艾克瑞特而言，只有當(dāng)自身真正成為了一個(gè)“數(shù)智化創(chuàng)新體”，才能底氣十足地告訴孩子們：看，這就是未來(lái)的樣子，而你們將是它的主人。