喵～大家周四好呀～

上周推文中有提及我和劉同學(xué)都超愛寫文檔，裝修房子和設(shè)計(jì)師溝通會(huì)寫文檔，提修改意見會(huì)反饋文檔，連找攝影師約拍都會(huì)寫文檔……評(píng)論區(qū)有小伙伴提到說想看文檔怎么寫，于是這周我來更新啦～

1

寫文檔真的是一件超治愈的事

我跟劉同學(xué)有一個(gè)共同的“爽點(diǎn)”，就是看到別人把自己的想法一一落地，這個(gè)過程比親自去干活兒要爽多了。就好像你在頭腦中畫了一幅藍(lán)圖，有人幫你把它變成了現(xiàn)實(shí)。

我倆都是追求極致效率的人，無論工作還是生活，遇到問題通常不會(huì)馬上動(dòng)手解決，而是會(huì)先花一些時(shí)間來思考幾種方案，再看哪個(gè)方案是最優(yōu)解（人力、物力、時(shí)間綜合最優(yōu)）。小到春節(jié)貼春聯(lián)這種事，兩個(gè)人都能從剪膠帶開始做成一條迷你流水線。當(dāng)然啦，我們更不能忍受無效溝通、返工，以及大量修改。

因此，我們拜托他人做一件事，會(huì)通過前期盡可能全面地提出自己的要求，并且充分確認(rèn)對(duì)方理解了我們的核心訴求，才開始正式動(dòng)工。

比如說，前段時(shí)間找攝影師約拍照片，我給攝影師寫了一篇文檔（第三部分會(huì)具體展開），包括我們想要傳達(dá)的感覺、情緒，還有我們倆各自最適宜的角度。見面正式開拍之前，化妝的時(shí)候，我就會(huì)看似閑聊地問攝影師：你覺得我們拍什么樣的風(fēng)格適合今天的場(chǎng)景呀？你覺得我跟我老公各自什么角度比較好看？其實(shí)就是確認(rèn)，她有沒有理解我在文檔中傳達(dá)的要點(diǎn)。

比如說，開始裝修之前，我倆寫了一個(gè)長(zhǎng)文檔給設(shè)計(jì)師，包括圖片示例，每個(gè)房間我們希望做成什么樣，哪里擺放什么東西。在他出圖之前，我們雙方在現(xiàn)場(chǎng)碰了一次面，我會(huì)讓他復(fù)述幾個(gè)后期修改起來會(huì)很麻煩、最好一步到位的關(guān)鍵點(diǎn)，確保他理解了我們的意思。

這個(gè)應(yīng)該算是我長(zhǎng)期做乙方的工作習(xí)慣吧……如果沒有在前期跟甲方確認(rèn)清楚的話，一旦開始動(dòng)工，他們總會(huì)講“不合適”、“不滿意”，要反反復(fù)復(fù)改策劃、改流程、改稿子，來回幾次雙方都很崩潰。所以我跟客戶溝通，通常都會(huì)在項(xiàng)目開始之前向他們提一些關(guān)鍵問題，確保我收到的是真正的需求。這么多年了，等到開始執(zhí)行，極少會(huì)出現(xiàn)反復(fù)修改的情況，大部分情況都是直接通過或者修改1次就通過。

等到我需要找別人完成任務(wù)，自己是甲方的角色了，我也會(huì)超級(jí)清晰地告訴別人我的需求是什么。

我倆非常享受寫文檔這個(gè)過程，通常都是我來完成文檔的主體部分，劉同學(xué)再修改一些細(xì)節(jié)。我會(huì)覺得配圖、畫圖例之類的事情比較繁瑣，通常這些由劉同學(xué)來做。

開始構(gòu)思文檔的時(shí)候，我們想要的那個(gè)場(chǎng)景，已經(jīng)在隨著一個(gè)一個(gè)字敲進(jìn)電腦的過程中落地了。

我在給裝修設(shè)計(jì)師寫文檔的時(shí)候，頭腦中是一副完整的“未來的家”的5D畫面：我在客廳跳舞，貓咪們?cè)诜块g里追逐奔跑，劉同學(xué)在廚房哼著小曲給我烤小餅干，屋子里彌漫著黃油的香氣……我只是把頭腦中的畫面通過文字記錄下來。即使當(dāng)時(shí)面對(duì)的房子還是前業(yè)主離開時(shí)的樣子。

我在反饋修改柜子文檔的時(shí)候，想的是這面柜子的哪一層會(huì)裝什么東西，擺滿格子之后長(zhǎng)什么樣……我把一件件心愛的、顏色各異的衣服掛進(jìn)去，像欣賞櫥窗里的商品一樣欣賞衣柜的感覺。我只是帶著這種感覺，用文字記錄下來，某塊板子到另一塊板子到間距有多少厘米。

寫文檔還有一個(gè)好處，就是后期可以重復(fù)用。比如去不同的城市找不同的攝影師約拍，稍微改改就好了，基本可以一次寫完，用好幾年，減少大量溝通成本。

2

寫好的文檔怎么使用

有一篇前情提要，錯(cuò)過的同學(xué)一定要先去看：《》，講的是怎樣找到合適的人，無論是招員工、家政阿姨、剪頭發(fā)的Tony老師、約拍攝影師、收納師……只要不是自己干活兒的場(chǎng)景都適用。這件事非常非常重要�。�！因?yàn)?b>你得確保這個(gè)人能把你的想法落地，下一步才是通過文檔來溝通；要不然費(fèi)勁吧啦地寫了一堆，發(fā)現(xiàn)對(duì)方看不懂也get不到你的意思，那真是emmmm。

考慮到對(duì)方“理解標(biāo)準(zhǔn)”到“按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行”還有一定的誤差，我們通常會(huì)要求先做部分讓我們看一下效果。比如，先拍一兩個(gè)場(chǎng)景的照片，讓我們確認(rèn)下是不是想要的感覺，是的話再接著拍。修圖先返回1-2張給我們確認(rèn)，再繼續(xù)完成后面的。

就像是我在工作中，假如客戶要100篇稿子，我會(huì)先給他10篇看一下，是不是他們想要的風(fēng)格。確認(rèn)沒問題，再繼續(xù)安排小伙伴來寫。假如一個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行周期是一個(gè)月，我會(huì)先做三天讓客戶看下效果，確認(rèn)沒問題再完成后面的部分。

人是一個(gè)整體，很難把工作和生活完全分離，生活中隨處可見都是工作習(xí)慣啊～

然后，放心地交給你拜托的那個(gè)人去做就好啦～

3

怎樣寫溝通文檔

和《》中第一點(diǎn)一樣，無論你寫文檔是給誰看，都要先清晰一個(gè)問題：我想要什么？

如果這一點(diǎn)不清晰，無論對(duì)方做成啥樣，你都會(huì)覺得“總是差點(diǎn)意思”。實(shí)際上是你也不知道自己想要什么，或者想要的一些點(diǎn)互相矛盾，需要取舍，就會(huì)導(dǎo)致接下來要花大量的時(shí)間進(jìn)行修改和返工。

我通常會(huì)在文檔的第一部分列出我想要什么。就像是一家企業(yè)的價(jià)值觀一樣，具體的工作流程細(xì)節(jié)很難一個(gè)不漏地枚舉，但可以通過企業(yè)價(jià)值觀來作為工作行為準(zhǔn)則。

舉例：

寫給攝影師的文檔，我會(huì)在開頭用加黑加粗字體標(biāo)明：

我們希望通過鏡頭記錄自己真實(shí)的狀態(tài)。我們更看重畫面捕捉到情緒自然流動(dòng)的感覺，拒絕“美而假”，拒絕濃妝、影樓風(fēng)、過度精修。

寫給裝修設(shè)計(jì)師的文檔，我會(huì)在開頭寫：

我們想要一個(gè)簡(jiǎn)潔、大氣、溫馨的家。希望屋子的空間看起來視野開闊，沒有過多的開放格子，以及冗余的擺件和家具。家中有四只貓，所有空間設(shè)計(jì)需要考慮到貓人共處的情形。

如果是我在乙方角色，跟客戶溝通，面對(duì)丟過來的一堆物料，我通常會(huì)問客戶：看到老師發(fā)來的很多植入點(diǎn)啦，可以跟我說下，這次傳播最重要的是想表達(dá)什么嗎？

接下來通常會(huì)按場(chǎng)景寫兩部分內(nèi)容：我希望有的，以及我堅(jiān)決不要的。

例如，寫給裝修設(shè)計(jì)師的文檔，我會(huì)在第二部分說：

我希望所有柜子都是“頂天立地”的，都嵌入到墻內(nèi)，不要設(shè)計(jì)展示柜、展示架之類的地方。

家里的貓會(huì)開柜門，打架的時(shí)候也會(huì)撞上柜門，因此不要使用反彈器。

角落里容易聚集貓毛，希望屋子平整好打掃，不要有犄角旮旯容易藏灰的地方。

例如，寫給攝影師的文檔，我會(huì)在第二部分說：

我們希望更多真實(shí)互動(dòng)中的抓拍，減少擺拍。

我們都是普通人，都有拍攝死角，我的左半側(cè)臉會(huì)比右半側(cè)臉好看，希望鏡頭多從左側(cè)拍攝；我的死角是90度側(cè)面，希望能夠規(guī)避這個(gè)角度。我老公的拍攝死角是非常正的正臉，證件照那種，他只要稍微帶一點(diǎn)角度都會(huì)好看很多，希望避免他的全正臉。

找到了專業(yè)的人，對(duì)方會(huì)出于過往習(xí)慣給到一些規(guī)劃和建議，但TA永遠(yuǎn)無法替代你做使用的那個(gè)人。所以有的時(shí)候，一些情形考慮得沒有那么周到，還需要進(jìn)一步溝通。

例如我們裝修的設(shè)計(jì)師，一開始被我“嵌入式”的思想影響，把鋼琴也嵌入了一面墻中。但上方空間被遮擋會(huì)影響到琴的共振，進(jìn)而影響音色；而且調(diào)律的時(shí)候需要拉出來才能打開頂蓋，調(diào)完再推回原位，這樣音就不準(zhǔn)了。以后我是有可能換表現(xiàn)力更高的琴的，如果嚴(yán)絲合縫嵌入，后期就沒有升級(jí)空間了。

所以在改圖的時(shí)候，我就讓他換掉了這個(gè)設(shè)計(jì)，鋼琴靠著墻邊放就行。

例如，我們前兩年找過一個(gè)攝影師，大部分拍攝底片我們都非常滿意，但是有一類姿勢(shì)基本都只能按照廢片處理。就是她很介意我比劉同學(xué)個(gè)子高一點(diǎn)，我當(dāng)時(shí)那組妝造剛好穿的是及地長(zhǎng)裙，可以把腳蓋的嚴(yán)嚴(yán)實(shí)實(shí)的。所以我倆很多合影都是讓我半蹲拍攝的。但是蹲只能改變高度差，改變不了身材比例，我的胳膊還是很長(zhǎng)，腰的位置在照片中也靠下，整體效果看起來非常一言難盡……

所以后來我們把這次經(jīng)驗(yàn)整合在了“千萬不要”那個(gè)部分，“千萬不要我半蹲我老公站的姿勢(shì)”。

你看，這種就屬于“只有使用者才知道”的點(diǎn)。

第三部分我會(huì)寫一些非常具體的示例，方便對(duì)方去落地。

例如寫給裝修設(shè)計(jì)師的文檔，我們從《小家越住越大》這本書中截了一些圖，表示需要這樣的改造；也從社交平臺(tái)上找了一些其他博主發(fā)的圖，表示我們就希望這樣的效果。

比如說我們所有柜子都想要嵌入墻的效果，其實(shí)戶型方正的話，沒有那么多嚴(yán)絲合縫的墻可以藏柜子。所以我們用的策略是把墻多砌出來一些，或者移動(dòng)臥室門的位置，剛好門后的墻到側(cè)邊墻的深度就夠柜子深度了。但這個(gè)用語言描述想象就容易有偏差，不如直接畫張圖講怎么砌、怎么挪。

比如說我家那個(gè)餐邊柜，通常情況下設(shè)計(jì)柜子是不會(huì)這樣打板子的。一般都是大格子，間距不會(huì)這么近。這種情況下我們就得用PPT畫個(gè)簡(jiǎn)筆畫來說明了。（這個(gè)配圖是實(shí)景拍攝然后轉(zhuǎn)成手繪風(fēng)格的，當(dāng)年溝通用的PPT簡(jiǎn)筆畫）

當(dāng)然啦，如果你想要我家同款餐邊柜內(nèi)部設(shè)計(jì)，把上面這張圖貼上就行。

這樣，整個(gè)文檔從整體，到局部，到細(xì)節(jié)就寫完啦～不用擔(dān)心對(duì)方記不住重點(diǎn)，畢竟咱們第一部分是“指導(dǎo)思想”。有啥擔(dān)心遺漏的，把自己放在場(chǎng)景中想象一下使用時(shí)候的畫面，再看看有啥沒寫全的，補(bǔ)上就好啦。

我們下周四14:00見～

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