進(jìn)入“系統(tǒng)遞交時(shí)代”，我們得多加幾雙手了

今天，旅游部邀請(qǐng)了第二家園持牌公司參加培訓(xùn)，教我們如何使用即將在下個(gè)月啟用的線上遞交系統(tǒng)。

這套系統(tǒng)由旅游部指定的私人公司開(kāi)發(fā)，從下個(gè)月起，所有新的第二家園申請(qǐng)，都必須通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行線上提交，不能再只交紙質(zhì)文件了。

培訓(xùn)的內(nèi)容不算復(fù)雜，但我們聽(tīng)下來(lái)，感受到的重點(diǎn)有好幾項(xiàng)，尤其是：對(duì)我們代辦公司來(lái)說(shuō)，工作量不僅增加了，而且變得更瑣碎、節(jié)奏更緊張。

旅游部總部會(huì)場(chǎng)

培訓(xùn)重點(diǎn)，我們整理如下：
1. 每一份申請(qǐng)，都要由代辦公司“做擔(dān)保”

系統(tǒng)的第一步，是由我們這些持牌公司注冊(cè)成為擔(dān)保人（Sponsor），然后下一步才是為每一位申請(qǐng)人開(kāi)檔。每一份新申請(qǐng)，都必須由我們“擔(dān)?！焙螅拍艹晒f交。

2. 上傳文件、提交資料、在線付款 RM540

申請(qǐng)過(guò)程變成線上為主，包括上傳護(hù)照、親屬關(guān)系的公證書(shū)、無(wú)犯罪記錄、簡(jiǎn)歷等等。

提交之后，需要即時(shí)通過(guò)系統(tǒng)支付 RM540 的“遞交費(fèi)用”。（注意：這筆錢是直接付給開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的私人公司，不是旅游部或移民局。）

3. 可在線查進(jìn)度，也能修改資料

遞交完后，我們可以在網(wǎng)站上看到申請(qǐng)進(jìn)度。

當(dāng)申請(qǐng)進(jìn)入“審批會(huì)議”階段前，如果要更換類別、添加家屬，或者更新資料，都可以在系統(tǒng)里做修改。

4. 批準(zhǔn) / 拒簽的信函，系統(tǒng)可直接下載電子版

過(guò)去我們要等紙質(zhì)信函，現(xiàn)在可以直接從系統(tǒng)下載電子版，無(wú)論是獲批還是被拒，都能在平臺(tái)上看到官方信函。

5. 最終貼簽的文件，也得上傳后才能去旅游部

客戶完成定存、體檢、保險(xiǎn)后，還要把掃描件傳上系統(tǒng)，第二天才能去旅游部貼簽。多了一道手續(xù)，時(shí)間點(diǎn)上也要重新安排。

培訓(xùn)實(shí)況
系統(tǒng)聽(tīng)起來(lái)不錯(cuò)，但我們也看到幾個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題：
一，線上上傳后，紙質(zhì)文件還是要交

系統(tǒng)上傳只是“預(yù)審”流程，最終還要準(zhǔn)備紙質(zhì)文件，交給移民局存檔。所以操作上，其實(shí)是多做一步，而不是簡(jiǎn)化。

以前我們只需要處理紙本材料，現(xiàn)在等于每份申請(qǐng)要準(zhǔn)備兩套文件（電子版 + 紙質(zhì)版），每一份還都要再檢查一輪。

二，貼簽之前，還要先上傳材料、等系統(tǒng)確認(rèn)

客戶完成入境手續(xù)后，我們不能像以前那樣直接安排貼簽?，F(xiàn)在得先把掃描文件上傳，第二天才可以預(yù)約旅游部貼簽。這個(gè)延遲，對(duì)趕時(shí)間的客戶可能會(huì)有點(diǎn)不方便。

三，系統(tǒng)目前沒(méi)有Helpdesk（客服支援）

培訓(xùn)時(shí)我們看到，系統(tǒng)目前沒(méi)有設(shè)置技術(shù)客服或反饋通道。如果遇到上傳失敗、付款卡住，或者系統(tǒng)宕機(jī)，沒(méi)法立刻處理。

如果我們不是工作日遞交，或是選擇晚上、周末遞交。試想一下，萬(wàn)一RM540都付了，結(jié)果系統(tǒng)出錯(cuò)，沒(méi)人回，你說(shuō)我們急不急？

四，目前系統(tǒng)還沒(méi)跟移民局連線

這點(diǎn)客戶可能會(huì)關(guān)心。如果你現(xiàn)在已經(jīng)持有其他馬來(lái)西亞長(zhǎng)期簽證（比如配偶簽、學(xué)生簽、工作簽），系統(tǒng)還是可以先提交第二家園申請(qǐng)的。

等獲批后，再取消原有簽證——目前這條路是通的，因?yàn)閮蓚€(gè)系統(tǒng)還沒(méi)連起來(lái)。

8月1日上線

?♀? 多出來(lái)的活，全都落在我們代辦公司頭上

這次培訓(xùn)之后，我們很清楚地看到一個(gè)現(xiàn)實(shí)：流程看似電子化，其實(shí)對(duì)我們這些在執(zhí)行第一線的公司來(lái)說(shuō)，是多了許多工作。

以前我們只要審核紙質(zhì)材料，現(xiàn)在還得逐頁(yè)審核電子掃描件，確保掃描件壓縮后清晰、格式正確、命名規(guī)范。每一個(gè)檔案都得分類上傳，系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)每一欄位，不能出錯(cuò)。

有些客戶提供的文件需要我們反復(fù)確認(rèn)，文件多一點(diǎn)的主申請(qǐng)+家屬，就得花好幾個(gè)小時(shí)處理。而且所有操作都必須在系統(tǒng)上一次性完成，否則就容易失敗。

540馬幣的系統(tǒng)費(fèi)用，是客戶看得見(jiàn)的；

但客戶看不見(jiàn)的，是我們這邊需要配備系統(tǒng)操作員、審查人員、流程跟進(jìn)人員……

人手的增加，工資的壓力，才是我們長(zhǎng)期面對(duì)的挑戰(zhàn)。

我們已經(jīng)在這之前，提前準(zhǔn)備加強(qiáng)內(nèi)部人手配置，專門處理新系統(tǒng)上線后的操作。

這一塊，不做不行——因?yàn)橄到y(tǒng)不等人，客戶申請(qǐng)也不能拖。

我們對(duì)客戶的承諾：認(rèn)真、負(fù)責(zé)、提前準(zhǔn)備

流程改了、系統(tǒng)變了，但我們的標(biāo)準(zhǔn)不變。

我們會(huì)提前幫客戶把材料準(zhǔn)備好，文件由我們來(lái)確認(rèn)、分類、處理好上傳。

所有操作環(huán)節(jié)，我們一一梳理清楚，爭(zhēng)取做到零失誤。

在這個(gè)系統(tǒng)剛上線、問(wèn)題還多的階段，我們會(huì)：

• 提前審核客戶資料，幫你檢查每一頁(yè)文件

• 安排錯(cuò)峰上傳，減少宕機(jī)、卡頓的風(fēng)險(xiǎn)

• 提醒你適合的申請(qǐng)時(shí)間點(diǎn)

• 一旦系統(tǒng)那邊出現(xiàn)變化，我們第一時(shí)間替你調(diào)整流程

我們也提醒客戶：如果你打算近期申請(qǐng)第二家園，不妨盡快聯(lián)系。

新系統(tǒng)上線初期，總是問(wèn)題最多的階段，憑借我們過(guò)去EMM2H，也是線上遞交的經(jīng)驗(yàn)，很快就可以適應(yīng)新系統(tǒng)！