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本文作者：竺蘭

本文編輯：竺蘭

開會最怕空氣突然安靜……

特別是領導突然問：「上個月那個項目，進度到哪了？」

全會議室的目光「唰」地聚焦在你臉上。

你背后一涼，只能瘋狂滾動鼠標，在幾百行的表格里大海撈針。

這不僅是大型社死現(xiàn)場，更是印象分跳水時刻……

但如果你在用飛書多維表格，根本不用這么狼狽！

zzzz，我們秋葉已經(jīng)開了好幾期飛書多維表格相關(guān)的訓練營，今天就和大家分享 6 個我們壓箱底的「查找神技」，讓你 3 秒定位數(shù)據(jù)，開會穩(wěn)得一批！

快捷鍵

面對海量數(shù)據(jù)，只用肉眼掃描，那效率可以說是非常低了。

和 Excel 一樣，在飛書多維表格中，我們也可以按下【Ctrl+F】鍵（或點擊右上角的查找圖標）快速查找。

如果有匹配的數(shù)據(jù)，會立刻高亮顯示。

篩選

經(jīng)常使用 Excel 的你，想必對這個功能也不陌生。

只是在飛書多維表格里，操作方式有一點點的不同。

比如有一張【2025 年第四季度秋葉圖書銷售業(yè)績表】，現(xiàn)在需要查看「秋葉秒懂 AI 編程」這本書的銷售數(shù)據(jù)。

那就點擊表格上方的【篩選】，設置篩選條件：

【商品名稱】等于【秋葉秒懂AI編程】

立馬排除干擾數(shù)據(jù)，只保留 12 月的信息！

不過，需要特別注意的是：多人協(xié)作時，如果你篩選后選擇【保存】，其他同事的頁面也會同步發(fā)生變化。

所以，如果你需要長期保持某種【篩選】狀態(tài)，強烈推薦建立【個人視圖】。

點擊【篩選】功能下的【另存為視圖】：

然后點擊表格名稱旁邊的豎三點，選擇【保護視圖】-【個人視圖】。

這樣就完全不會影響其他人的表格界面了。

在自己的視圖里，你想怎么折騰都行！

對了，如果你也想系統(tǒng)掌握飛書多維表格，用更短的時間有效提升工作效率和個人競爭力，

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分組

表格里的數(shù)據(jù)之所以難找，往往是因為幾百行堆在一起，沒有一個清晰的目錄指引。

利用飛書多維表格的【分組】功能，你可以一秒給數(shù)據(jù)加上目錄。

比如，領導問：「2025 年各項目的完成情況怎么樣了？」

你只需要點擊工具欄中的【分組】，并將【項目狀態(tài)】設置為分組條件。

原本的雜亂數(shù)據(jù)，立馬變成了清晰的板塊。

匯報時，你還可以折疊不需要查看的分組，只展開領導關(guān)心的那一部分，邏輯清晰，主次分明。

查找引用

舉個例子！

客戶信息在【客戶表】里，訂單信息在【訂單表】里，領導問：「這個訂單尾號 8333 的客戶電話是多少？」

以前你可能得手忙腳亂地寫一個 Vlookup 公式，還要擔心公式會不會報錯、引用區(qū)域?qū)Σ粚Α?/p>

現(xiàn)在，你完全不用記公式。

直接使用【查找引用】字段，就能快速把另一張表的電話號碼引用到【訂單表】。

效果如下圖：

配置簡單，既快又準。

自動化提醒

最高級的查找，不是你去找數(shù)據(jù)，而是讓數(shù)據(jù)來找你。

很多時候我們工作失誤被罵，是因為忘了重要節(jié)點。比如合同明天到期，今天還沒續(xù)約。

想要避免這種情況，只需要你在多維表格里，設置一個簡單的自動化流程：

設定成功后，當合同快到期了，系統(tǒng)就會自動發(fā)送消息提醒你。

變被動查找為主動提醒，再也不怕遺漏啦~

AI 查找

如果以上操作你都覺得復雜，沒關(guān)系，還有 AI。

在飛書多維表格的【AI 側(cè)邊欄】里直接提問，它會自動識別你的問題和需求，給出答案。

比如有一個經(jīng)營分析項目表，我現(xiàn)在需要從中找出【已完成】的項目信息。

在對話框中輸入大白話：

找出【已完成】的項目

稍等片刻，AI 就把符合要求的結(jié)果都一一列舉出來了。

最后，回顧今天分享的這 6 招：

不管是動動手指的【Ctrl+F】、篩選、分組、查找引用，還是自動化和 AI。

我們這么做的目的只有一個：

別在找數(shù)據(jù)這種小事上，消耗掉你的熱情和自信。

工作已經(jīng)很累了，能交給工具做的，就千萬別自己扛，留出時間去思考、去休息。

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