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XX集團人力行政中心行政管理

專項審計報告

根據(jù)公司審計工作計劃，集團審計部于20XX年X月X日至20XX年X月X日，對集團人力行政中心行政管理工作實施了專項審計?；诩瘓F人力行政中心及有關(guān)人員支持與配合，審計工作已如期完成，現(xiàn)將審計結(jié)果報告如下：

一、基本情況

集團人力行政中心共11人，部門職責主要有：

（1）負責推動控股及下屬企業(yè)的管理優(yōu)化，參與控股戰(zhàn)略制定和落地執(zhí)行工作；

（2）負責控股及集團本級招聘工作及招聘、審核子公司、項目公司總監(jiān)以上人員；

（3）負責控股集團培訓管理工作；

（4）負責薪酬福利管理工作；

（5）負責績效管理等激勵機制的建立和推動；

（6）負責文化管理及宣傳、員工關(guān)系管理工作；

（7）負責集團日常行政和后勤保障工作；

（8）負責集團物業(yè)的管理工作；

（9）負責集團公司資質(zhì)及證照的申報及年檢工作；

（10）負責印章、檔案管理工作；

（11）負責OA網(wǎng)站的維護與管理工作。

目前，集團人力行政中心已制定的與該中心相關(guān)制度包括：《人力資源管理制度》《檔案管理制度》《合同管理辦法》《物業(yè)租賃管理流程》《印章管理辦法》《固定資產(chǎn)管理流程》。

二、審計范圍和目標

（一）審計范圍

1. 檔案管理情況；

2. 合同管理情況；

3. 物業(yè)資產(chǎn)的租賃及管理情況；

4. 固定資產(chǎn)及低值易耗品管理情況；

5. 辦公用品、食堂物資、招待用品管理情況；

6. 印章管理情況。

（二）審計目標

本次審計目標主要為了解及確認審計范圍中各項工作實際執(zhí)行情況，分析實際情況與制度要求的差距，提出切實可行的審計建議，以確保制度推行及完善。

三、審計發(fā)現(xiàn)的主要問題及建議

（一）檔案管理

1. 20XX年底前已移交檔案收集整理、分類編目及立卷歸檔尚未按新制度要求整理完畢。

目前已移交至集團的工程檔案基本未能按制度規(guī)定分級立卷并分類編目、立卷歸檔。20XX年6月啟用OA檔案管理系統(tǒng)后，資料管理員開始按制度要求整理已歸檔資料，目前XX園已按制度重新整理編號,其余工程檔案及文書檔案尚未進行整理。

審計建議：將已歸檔至集團人力行政中心的工程檔案及文書檔案按重要性及類別做初步梳理后，理出明確的整理時間表，在一定期限內(nèi)完成已歸檔資料的整理編號工作。整理過程中應嚴格按制度規(guī)定分類、編目、填寫《卷內(nèi)目錄》、《備考表》和封面、脊背，確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容、保管期限和密級。如在整理中發(fā)現(xiàn)移交資料中缺失重要的資料應及時上報。

2. 經(jīng)查看20XX年底前已移交的檔案資料，均未能按制度要求分級立卷并逐級移交，未規(guī)定明確的歸檔時間，無歸檔資料目錄及相應經(jīng)辦人簽字等手續(xù)。

制度規(guī)定檔案管理實行集團和項目公司、子公司分級立卷制度，按內(nèi)部分工由部門負責收集、整理、立卷之后移交給集團人力中心歸檔。

審計建議：（1）已移交檔案由集團人力行政中心負責整理。但自20XX年1月后的檔案資料應嚴格按制度規(guī)定執(zhí)行，由集團、項目公司、子公司分級立卷，編目并歸檔。（2）對于新《檔案管理制度》下發(fā)后的檔案，建議明確各子公司、項目公司指定人員負責收集整理檔案，并根據(jù)實際情況明確各檔案歸檔移交時間，如何時算“辦結(jié)”，辦結(jié)多久時間內(nèi)需移交等。指定人員收集整理后應交部門負責人檢查核對檔案完整性、編號目錄等是否全面并簽字確認后移交。（3）集團人力中心應檢查移交檔案的要素完整性和要件完整性，對于不合規(guī)范的檔案應退回，限期補充完整后及時移交。

3. 檔案移交無固定格式的檔案移交表單，由資料管理員手工登記，個別檔案借調(diào)未履行書面簽字借調(diào)手續(xù)。

目前檔案移交未啟用統(tǒng)一格式的檔案移交表，由資料管理員在筆記本上登記簽字。經(jīng)抽查，蘇州尊園因項目公司結(jié)算借調(diào)資料，未簽書面借調(diào)檔案手續(xù)。

審計建議：建議設(shè)計統(tǒng)一格式、要素完善的檔案移交表，以反映檔案移交的過程及相關(guān)責任人認定。建議設(shè)計檔案調(diào)閱單并嚴格執(zhí)行制度規(guī)定的調(diào)閱、借離、歸還、注銷手續(xù)。

4. 各項目公司、子公司未及時錄入檔案管理軟件。

集團于20XX年6月份啟用OA系統(tǒng)檔案管理軟件，集團目前在逐步整理錄入各檔案目錄，但各項目公司、子公司目前尚未開始整理錄入檔案資料，目前各項目公司、子公司檔案實際管理情況不明。

審計建議：建議集團行政中心作為檔案歸口管理部門，積極督促各項目公司、子公司指定人員按制度要求整理檔案并錄入檔案管理軟件，明確一定期限內(nèi)整理并錄入完畢。

5. 制度中規(guī)定的與檔案管理有關(guān)的表單僅有名稱，尚未形成實際表單。

《檔案管理制度》中制度正文后的附件有（1）《檔案分類表》（2）卷內(nèi)目錄（3）備案表（4）檔案索引表（5）檔案明細表（6）檔案調(diào)閱單（7）檔案移交單（8）作廢檔案銷毀登記冊。至審計日，這些表單尚未形成實際表單。

審計建議：在一定期限內(nèi)設(shè)計出滿足需要的表單并討論通過后應用于實際工作中。

6. 人事檔案管理還存在下列問題：

（1）在職員工一人一檔，未編制檔案目錄表記錄員工資料增減變化情況;

（2）部分員工檔案資料不全面，如個別20XX年前入職員工缺少轉(zhuǎn)正記錄、原單位離職證明或畢業(yè)證等資料;

（3）目前員工檔案與勞動合同分開存放，未對員工設(shè)立唯一檔案號并在員工檔案及合同上注明;

（4）部分員工離職材料不完整，如無工作交接單、或無明細的交接資料清單等;

（5）目前尚無員工離職面談記錄，員工流失率分析等記錄。

審計建議：

（1）建議一定期限內(nèi)對在職人員檔案資料進行梳理，查漏補缺，完善員工檔案資料并編制員工檔案目錄表有序記錄資料增減情況;

（2）建議增加員工離職面談記錄，開展員工流失率分析，為穩(wěn)定員工結(jié)構(gòu)提供參考或資源;

（3）建議細化員工離職材料交接規(guī)定，對經(jīng)手重要資料的人員離職交接規(guī)定詳細的交接范圍，如各個大類資料下的明細清單等，并設(shè)置監(jiān)交人;

（4）人事檔案管理制度中規(guī)定員工任職資料中應有員工考勤記錄，考慮到若放入各月考勤記錄資料較多，建議按年度匯總各員工考勤情況后放入檔案以備參考。

（二）合同管理

經(jīng)了解，目前并未按制度規(guī)定由集團人力行政中心歸口管理合同，基本上還未執(zhí)行合同管理制度。

行政人力中心管理的合同有:

（1）集團行政及其他類合同;

（2）由行政辦負責招租并管理的集團物業(yè)租賃相關(guān)合同;

（3）已移交至行政中心的工程類合同。

制度對合同的分類、歸口管理、編號、歸檔等做了詳細的規(guī)定，但目前還未能按制度對合同進行管理。

審計建議：建議行政人力中心確定制度的可行性，若明確可行，建議盡快與各部門溝通推進合同管理制度的執(zhí)行。

（三）固定資產(chǎn)及低值易耗品管理

1. 制度規(guī)定固定資產(chǎn)增加應由使用部門提出請購單至行政辦統(tǒng)籌調(diào)劑或給出意見增加采購。據(jù)反映實際購買時有不通過行政辦直接走簽批流程購買資產(chǎn)的情況。

審計建議：因流程規(guī)定公司行政部為資產(chǎn)登記部門，建議按固定資產(chǎn)流程規(guī)定走固定資產(chǎn)請購流程，以便于資產(chǎn)的完整登記和管理。

2.尚未設(shè)立有序反映資產(chǎn)增加、減少、調(diào)撥情況的資產(chǎn)臺賬，未對固定資產(chǎn)制作登記卡。

審計建議：20XX年底行政辦對自己所登記管理的固定資產(chǎn)及低值易耗品進行了盤點并造冊。建議在該盤點造冊表基礎(chǔ)上設(shè)計資產(chǎn)臺賬，完整反映資產(chǎn)增加、減少、調(diào)撥、報廢毀損情況。并對資產(chǎn)做好登記卡或在資產(chǎn)上粘貼資產(chǎn)信息條。

（四）招待用煙有已領(lǐng)用未履行書面簽批手續(xù)的情況。

對公司招待用煙進行盤點時發(fā)現(xiàn)領(lǐng)用清單中庫存香煙與實際庫存有8條的差異，原因系已領(lǐng)用未簽批。

審計建議：制度規(guī)定所有招待用煙領(lǐng)用均需經(jīng)總裁簽字批準后再領(lǐng)用，建議嚴格執(zhí)行制度規(guī)定。

（五）印章管理

目前除外地項目公司外，各公司的公章及合同專用章由集團行政中心保管，經(jīng)審計，目前存在以下情況：

（1）有印鑒管理檔案，但20XX年以前部分印鑒管理檔案要素填寫不齊，如刻制時間、啟用時間、領(lǐng)用時間、保管人未填寫。

（2）尚未建立《印鑒使用情況匯總表》，故目前無法得知所有已刻制印章的使用情況，如有多少章還在用，多少章已繳銷、多少章處于未使用狀態(tài)等。

（3）使用時有《用印審批單》或《合同會簽審批單》，但未按序編號并與《印章使用情況登記表》一一對應。

（4）目前還未能做到《印章使用情況登記表》與復印留底的蓋章資料匯總存檔。

審計建議：

（1）整理目前由集團行政中心統(tǒng)一保管的印章，根據(jù)實際印章使用情況將相應印鑒管理檔案要素補充完整并建立《印鑒使用情況匯總表》，以清晰反映所保管印章目前的使用狀態(tài)。

（2）建議將《用印審批單》及《合同會簽審批單》按序編號，并與《印章使用情況登記表》對應。

（3）建議按制度規(guī)定每月將《印章使用情況登記表》與復印留底的蓋章資料匯總、長期保管，以備核查。

集團審計部

20XX年X月X日

— THE END —

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