即使你工作努力、意圖良好，仍可能給你的直接下屬帶來(lái)壓力或挫傷其積極性。作為管理者，你有責(zé)任為自己和團(tuán)隊(duì)努力改進(jìn)時(shí)間管理方面的缺陷。這不僅能減少每個(gè)人的壓力，鑒于優(yōu)秀管理者對(duì)員工留任的重要性，這也可能影響人員流失率。

或許你清晨醒來(lái)時(shí)，并不會(huì)想著：“我要怎樣才能讓下屬苦不堪言呢？”

但根據(jù)美國(guó)人力資源管理協(xié)會(huì)（SHRM）的一項(xiàng)調(diào)查，84%的員工認(rèn)為，能力欠佳的管理者會(huì)制造不必要的工作和壓力，而這些管理者最有待提升的三項(xiàng)技能之一就是“時(shí)間管理與任務(wù)分配”。根據(jù)我為客戶提供時(shí)間管理教練服務(wù)的觀察，糟糕的時(shí)間管理是導(dǎo)致管理不善的一個(gè)重要因素。當(dāng)你無(wú)法掌控自己的時(shí)間時(shí)，最終往往會(huì)壓垮你的團(tuán)隊(duì)、制造不必要的緊急狀況，并忽視提供必要的支持。

如果你在時(shí)間管理方面存在困難，很可能會(huì)產(chǎn)生負(fù)面的連鎖反應(yīng)。程度較輕的話，可能只是團(tuán)隊(duì)會(huì)開(kāi)玩笑地接受你開(kāi)會(huì)總是遲到10分鐘這個(gè)事實(shí)。而嚴(yán)重的話，你可能會(huì)讓為你工作的人身心俱疲：我曾有一些時(shí)間管理教練客戶，他們經(jīng)歷過(guò)焦慮、抑郁、高血壓、顳下頜關(guān)節(jié)紊亂癥和自身免疫性疾病的急性發(fā)作，而根源正是那些在時(shí)間管理上存在更嚴(yán)重問(wèn)題的管理者。

即使你工作努力、意圖良好，仍可能給你的直接下屬帶來(lái)壓力或挫傷其積極性。作為管理者，你有責(zé)任為自己和團(tuán)隊(duì)努力改進(jìn)時(shí)間管理方面的缺陷。這不僅能減少每個(gè)人的壓力，鑒于優(yōu)秀管理者對(duì)員工留任的重要性，這也可能影響人員流失率。我識(shí)別出了管理者在時(shí)間管理上普遍存在不足的五個(gè)關(guān)鍵領(lǐng)域，以及相應(yīng)的改進(jìn)方法。畢竟，成長(zhǎng)和改變的機(jī)會(huì)始終存在。

缺陷一：分配任務(wù)時(shí)，對(duì)團(tuán)隊(duì)產(chǎn)能毫無(wú)概念

作為管理者，你理應(yīng)為團(tuán)隊(duì)成員分配和委派工作。但當(dāng)下屬的工作量達(dá)到或超過(guò)其承載極限時(shí)，若你未能察覺(jué)，便有壓垮團(tuán)隊(duì)的風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致不可持續(xù)的超長(zhǎng)工時(shí)、工作質(zhì)量下降，在某些情況下，他們甚至?xí)蚋杏X(jué)注定失敗而陷入癱瘓。

要避免這些問(wèn)題，應(yīng)建立一個(gè)集中的記錄體系，用以追蹤每個(gè)人的當(dāng)前工作、你的委派任務(wù)以及他們的剩余產(chǎn)能。你可以為每位直接下屬建立一個(gè)共享任務(wù)清單，并在每次指派新任務(wù)時(shí)更新。如果管理更復(fù)雜的項(xiàng)目，可以使用一些工具來(lái)建立項(xiàng)目并分配任務(wù)。

隨后，定期與團(tuán)隊(duì)一起審視這些任務(wù)管理系統(tǒng)。這可以在每周例會(huì)或一對(duì)一會(huì)議中進(jìn)行。如果團(tuán)隊(duì)成員提出顧慮，不要搪塞或期望他們“自己解決”。應(yīng)指導(dǎo)他們?nèi)绾未_定優(yōu)先級(jí)、設(shè)定邊界、提高效率，以此提供幫助。

缺陷二：在已知事項(xiàng)上，最后一刻才求助

因你未提前告知團(tuán)隊(duì)某項(xiàng)任務(wù)而制造不必要的緊急狀況，是在加速他們的職業(yè)倦怠。誠(chéng)然，有時(shí)最后一刻的趕工無(wú)法避免。但在其他所有情況下，請(qǐng)運(yùn)用以下策略。

一旦知曉新任務(wù)，立即自問(wèn)：我可以委派這個(gè)任務(wù)嗎？如果可以，盡快委派。例如，你可以立即轉(zhuǎn)發(fā)一封郵件，并附注請(qǐng)你的直接下屬安排時(shí)間與你討論如何完成此事。

對(duì)于大型項(xiàng)目，應(yīng)有總體的路線圖，概述關(guān)鍵交付成果和里程碑。如果不存在，應(yīng)與團(tuán)隊(duì)共同創(chuàng)建。你需要一份清晰、整合的文檔，列明截止日期、各時(shí)間點(diǎn)需完成的事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人以及最終拍板人。這些路線圖將讓每個(gè)人清楚了解項(xiàng)目進(jìn)展，以及為按時(shí)完成所有工作所需的事項(xiàng)。

此外，在日歷中設(shè)置每季度或每月底的周期性提醒，用以審查路線圖及其他即將到來(lái)的承諾（如投資者演示或會(huì)議）。這有助于你在任務(wù)變成緊急狀況前進(jìn)行委派。提前數(shù)周甚至數(shù)月告知團(tuán)隊(duì)你需要完成某事，遠(yuǎn)比在周五突然告知下周有會(huì)議需要演示文稿要好得多。

缺陷三：未與上級(jí)管理層明確優(yōu)先級(jí)或設(shè)定邊界

如果你對(duì)老板的每個(gè)要求都說(shuō)“是”，你的團(tuán)隊(duì)將負(fù)擔(dān)過(guò)重、不堪重壓。為團(tuán)隊(duì)服務(wù)的最佳方式之一，是清晰了解與你的部門戰(zhàn)略目標(biāo)一致的、最高優(yōu)先級(jí)的任務(wù)。（如果運(yùn)用上述策略，你應(yīng)已擁有這些路線圖。）

當(dāng)新的潛在計(jì)劃或項(xiàng)目出現(xiàn)時(shí)，不要立即將其作為附加任務(wù)接受，而應(yīng)與上級(jí)管理層溝通，探討這些新事項(xiàng)的優(yōu)先級(jí)是高于還是低于團(tuán)隊(duì)成員當(dāng)前的工作。例如，你可以說(shuō)：“這聽(tīng)起來(lái)是個(gè)很棒的主意，但據(jù)我了解，我們本季度的戰(zhàn)略重點(diǎn)是A、B、C。是我們的優(yōu)先級(jí)改變了，還是我們應(yīng)該將這項(xiàng)新計(jì)劃推遲到下個(gè)季度？” 或者：“我的團(tuán)隊(duì)目前已經(jīng)滿負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)。您希望我們降低哪項(xiàng)工作的優(yōu)先級(jí)，以便為這個(gè)新項(xiàng)目騰出空間？”

你的上級(jí)可能不總是欣賞這種反饋。但你的團(tuán)隊(duì)會(huì)心懷感激。

缺陷四：永遠(yuǎn)找不到人

大多數(shù)人都不喜歡被微觀管理。但他們確實(shí)希望知道，在需要支持和指導(dǎo)時(shí)能夠找到你。將定期的一對(duì)一會(huì)議納入你的日程并信守承諾，讓團(tuán)隊(duì)成員感覺(jué)有專屬時(shí)間向你提問(wèn)、獲得反饋、對(duì)齊重點(diǎn)。根據(jù)其需求，你可以每周與某人會(huì)面多次，或低至每月一次。將這些會(huì)議標(biāo)記為周期性事件，并盡可能避免取消。

此外，設(shè)立“辦公時(shí)間”，在此期間你的實(shí)體或虛擬門向團(tuán)隊(duì)敞開(kāi)。利用這段時(shí)間處理郵件等簡(jiǎn)單任務(wù)，以便在有人來(lái)訪時(shí)能輕松轉(zhuǎn)移注意力。如果有人臨時(shí)求助，請(qǐng)立即給予他們?nèi)褙炞⒌年P(guān)注。

讓團(tuán)隊(duì)成員知道在緊急情況下如何聯(lián)系你，并盡可能及時(shí)回應(yīng)。你無(wú)需24小時(shí)待命，但有時(shí)他們確實(shí)需要盡快得到答復(fù)。在這些情況下，告知他們短信、即時(shí)消息或其他溝通方式哪種最佳。

缺陷五：不給予認(rèn)可和積極反饋

回復(fù)每位團(tuán)隊(duì)成員關(guān)于每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，可能感覺(jué)耗時(shí)。但點(diǎn)滴的認(rèn)可卻能產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。蓋洛普的數(shù)據(jù)顯示，在過(guò)去一周內(nèi)收到有意義反饋的人中，80% 的人全身心投入工作。

如果因忙于趕工而難以顧及認(rèn)可團(tuán)隊(duì)，可以從小事做起。可以簡(jiǎn)單到在確認(rèn)收到交付物時(shí)說(shuō)一句：“非常感謝。已收到，我會(huì)審閱?！?這有助于避免團(tuán)隊(duì)成員向你發(fā)送成果后卻石沉大海，誤以為你不在意他們的工作或認(rèn)為他們做得不好，從而導(dǎo)致士氣低落。

當(dāng)你有機(jī)會(huì)審閱某項(xiàng)工作并認(rèn)為某人做得很好時(shí)，親自或通過(guò)信息給予積極反饋。有時(shí)你過(guò)于專注于從待辦清單上勾掉任務(wù)并轉(zhuǎn)向下一件事，以至于忘了郵件附件背后是一個(gè)活生生的人。永遠(yuǎn)不要假設(shè)人們知道你欣賞他們的工作。

最后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，給予應(yīng)得的贊揚(yáng)。在演示前花幾分鐘思考，誰(shuí)是對(duì)項(xiàng)目貢獻(xiàn)最大的人。如果是團(tuán)隊(duì)共同努力的結(jié)果，記得說(shuō)明這一點(diǎn)，可以大大降低你的直接下屬感到不滿的可能性。

如果你在自己的管理行為中識(shí)別出上述五個(gè)問(wèn)題中的一個(gè)或多個(gè)，現(xiàn)在就是采取行動(dòng)的絕佳時(shí)機(jī)。當(dāng)你理順了自己的時(shí)間，你對(duì)團(tuán)隊(duì)成員時(shí)間的安排將更加務(wù)實(shí)和尊重。你的壓力會(huì)減輕，而你的團(tuán)隊(duì)也會(huì)為此感謝你。

關(guān)鍵詞：

伊麗莎白·格雷斯·桑德斯（Elizabeth Grace Saunders）| 文

伊麗莎白·格雷斯·桑德斯是一位時(shí)間管理教練，著有《如何像管理金錢一樣管理時(shí)間》和《高效時(shí)間管理》。

周強(qiáng) | 編校

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