中國檔案報· 機關(guān)檔案工作

新春腳步將近，近日《中國檔案報》點贊上海監(jiān)獄《推動監(jiān)獄專業(yè)檔案“雙套制”移交進(jìn)館》。國家級專業(yè)報刊報道肯定的背后，是一套嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、科技賦能的檔案整理流程。

春節(jié)將至，新一批專業(yè)檔案、文書檔案等正經(jīng)歷一場特別的“新年煥新記”，以嶄新面貌進(jìn)入市檔案館“新家”。今天，就帶大家走進(jìn)幕后，看海量檔案如何完成“梳妝煥新”！

setp1：精準(zhǔn)“體檢”

鑒定整理，去蕪存菁

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檔案進(jìn)館，先過“價值鑒定關(guān)”。市檔案局（市檔案館）、市監(jiān)獄管理局辦公室檔案科、專門機構(gòu)共同組成的專業(yè)團(tuán)隊逐卷審查，篩選具有長久保存價值的檔案，剔除重復(fù)內(nèi)容，調(diào)整保管期限。只留下具備長久保存意義的“實力派”檔案，留住歷史，更留住價值。

setp2：貼心“美容”

修復(fù)破損，恢復(fù)原貌

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針對破損、規(guī)格不規(guī)范的檔案，手工修裱是關(guān)鍵。專業(yè)團(tuán)隊秉持“不破壞原貌、不損傷痕跡”原則，對裂縫進(jìn)行拼對修復(fù)、小幅面拓整，修復(fù)后裁切整齊，讓老舊檔案“撫平歲月痕跡”、重?zé)ā澳贻p自然模樣”。細(xì)心的團(tuán)隊還拆除舊裝訂物，對卷宗重新裝盒、規(guī)范編目，讓每一頁檔案都“隊列整齊”，符合檔案館“入住標(biāo)準(zhǔn)”。

setp3：數(shù)字“分身”

掃描備份，一檔兩存

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紙質(zhì)檔案煥新后，數(shù)字化“分身”安排上！按a3、a4幅面高精度掃描儀逐頁采集，圖像糾偏、去污、拼接，再轉(zhuǎn)化為pdf、jpeg等格式存儲。掃描后數(shù)據(jù)與市監(jiān)獄管理局、市檔案館系統(tǒng)掛接，形成可隨時調(diào)閱的“數(shù)字檔案庫”。從此，檔案既有紙質(zhì)“原裝”，也有電子“分身”。雙保險，更安心！

setp4：嚴(yán)格“安檢”

消毒驗收，保質(zhì)保量

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整理完畢的檔案，要過消毒和驗收兩道“安檢”。按照市檔案館“官方標(biāo)準(zhǔn)”全面消毒，消滅檔案保存隱患。驗收環(huán)節(jié)不低于5%抽檢，目錄、圖像、掛接等任一環(huán)節(jié)不達(dá)標(biāo)即標(biāo)記“不合格”而被召回“返工”，合格率穩(wěn)定在99%以，確保保質(zhì)保量。

setp5：安全“入住”

警車護(hù)送，無縫入庫

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整理全程繃緊“保密弦”，嚴(yán)守數(shù)據(jù)不外傳，哪怕一張廢紙也不能帶出整理現(xiàn)場須統(tǒng)一處理。移交過程就是一次“護(hù)航行動”，檔案密封裝車，警車全程護(hù)送，入庫前清點無誤，電子數(shù)據(jù)同步對接市檔案館數(shù)據(jù)庫。智能庫房做到溫濕自控、火災(zāi)預(yù)警，實現(xiàn)庫房、閱檔、辦公、整理“四區(qū)分離”，全方位守護(hù)檔案安全。

“雙套制”重要步驟

分卷

敲號

錄入

掃描

裱貼

裝訂打孔

裝訂線裝

優(yōu)化

質(zhì)檢

2026

新年檔案工作新使命

從“沉睡庫房”到“活態(tài)資源”

檔案也有新年使命！

一卷卷檔案

記錄著法治進(jìn)程

也藏著司法溫度

成為法治記憶守護(hù)者、城市故事書寫者。

檔案煥新，記憶永存

雙套保障，致敬歷史

1、開創(chuàng)先河！上海監(jiān)獄12萬卷專業(yè)檔案完成“雙套制”進(jìn)館

2、據(jù)說是鎮(zhèn)館之寶！解密監(jiān)獄局“檔案科”的珍貴檔案！

3、最靜謐的比武！市監(jiān)獄管理局機關(guān)“檔案歸檔”崗位練兵收官！

編輯：湯穎杰

供稿：局辦公室檔案科 馮立章

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上觀號作者：上海監(jiān)獄